結婚式の二次会幹事マニュアル☆会場選びから当日まで

結婚式の二次会幹事マニュアル☆会場選びから当日まで

大切な友人の結婚をお祝いしたい。その気持ちから引き受けた二次会の幹事だけど、何をすればいいのかわからない!そんな幹事初心者さんが二次会を成功させるために、やるべきことをまとめてみました。

幹事の仕事は何か、新郎新婦と話し合う

二次会の幹事といっても、当日手伝うだけの場合から、会場選びにゲストの出欠管理、プログラム決めまで全てを行う場合があります。当日手伝えばいいだけと思っていたら、やらなければならないことが多くて、大変な目にあったという事態を避けるためにも、二次会幹事を依頼されたら、その段階で、幹事の仕事はどこまでの範囲なのかを確認しましょう。

また、当日までのお金の管理や、ドタキャンが発生した場合のマイナス分支払いについて、なども確認しておきましょう。ここで意識のすり合わせをしておくことで、後々のトラブルを避けることができます。

結婚式の二次会幹事の仕事

一般的な仕事とピックアップしました。大枠の流れをつかみましょう。

●新郎新婦に希望の雰囲気と予算をヒアリング

●当日のスケジュールや演出を決める

●二次会の会場を探し、手配する

●挨拶、スピーチ、余興などの依頼

●ゲストの人数を把握

●二次会当日のスタッフィング

●小道具やギフトの準備

●音響やプロジェクターなど演出機材を手配

●二次会当日の進行

気を付けるポイント

やりたい演出をピックアップ

二次会で計画している企画ができる会場を探します。例えば「キャンドルサービスをしたいけど会場が火気厳禁」、「手作りケーキやドレスを持ち込みたいけど、持ち込み料が高額」などを避けるため、二次会でやりたいことをピックアップし、それができる条件の合う会場を選びましょう。あわせて、会場での禁止事項を確認することも大切です。

最大収容人数のチェック

会場側の最大収容人数で開催すると、かなり狭く感じますので、注意が必要です。最大収容人数の8割くらいの人数だと、ゲストが快適に過ごせます。

レイアウト

会場は視界を遮る柱などがない四角形がベスト。コの字型やL字型だと新郎新婦が見えない席ができてしまいます。

予算

料金プランとその内容を確認し、新郎新婦に相談を忘れずに。

時間と場所

会場を借りられる時間が3時間半以上あることを意識して会場を選びましょう。(準備30分、受付30分、二次会2時間、お見送り&片付け30分。準備から撤収まで3時間半はかかります)余裕のある時間利用できることもポイントです。

また、披露宴と二次会を同日に行う場合には、披露宴会場からの移動が便利な会場を選びましょう。

直前の人数変更について

事前に出欠席を確認しておいても、当日人数の増減が必ず発生します。当日、予約の人数より減った場合のキャンセル料と、人数が増えた場合のプラス料金について確認しておきましょう。また、最終の人数決定をいつまでに連絡すればいいのかも確認しておきましょう。

当日のプログラムについて

一般的な二次会のプログラムの一例をあげます。
16:00 スタッフ会場入り、準備
16:30 受付開始
17:00 新郎新婦入場
開会あいさつ
乾杯
17:20 歓談
17:30 ゲーム、余興など①
17:50 歓談
18:15 ゲーム、余興など②
18:45 新郎新婦あいさつ
18:50 お見送り
19:00 片付け
19:30 完全撤収

歓談を重視する場合には、ゲームや余興の時間を削る、ゲーム重視の場合には歓談の時間を削るなどして調整します。

二次会を成功させる一番の秘訣は、新郎新婦としっかり打ち合わせをすることです。どのような二次会をやりたいと思っているのかをしっかり聞き取り、それにそった二次会ができるようにしましょう。

新郎新婦が幸せそうな二次会なら、参加したゲストにもきっと満足してもらえます。

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